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News

Petrochemie - Turnaroundplanungen mit Alpha Docs

Projektbeschreibung:

INTECTION gewinnt Auftrag zur Programmierung einer Branchensoftware, die zur Dokumentation von großen chemischen Industrieanlagen und zur Planung von Turnarounds in der Petrochemieindustrie eingesetzt wird.

Funktionen im Überblick:

  • Technische Dokumentation der gesamten Anlage
  • Anlegen von Wartungsplänen
  • Verwalten eines Materiallagers
  • Wartungstätigkeiten anlegen
  • Kalkulationen auf Basis von Faktoren

Technische Umsetzung:

  • Microsoft . NET (C#)
  • Graphical User Interface mit Windows Presentation Foundation (WPF)
  • Webservices (IIS)

Neue Bezahlart für Tanzstudios und Tanzcenter

Projektbeschreibung:

INTECTION realisierte gemeinsam mit der COTAS GmbH eine Schnittstelle zur Einführung einer neuen "bargeldlosen Bezahlmöglichkeit", speziell für die Branche "Tanzstudios und Tanzcenter". Durch die Ausgabe von Stammkundenkarten, die gleichzeitig als "RFID-Bezahlkarten" fungieren, wird ermöglicht, dass Tanzschüler ohne Bargeld Ihre Kurse besuchen können. 

Funktionen im Überblick:

  • Verbindung RFID-Kassensystem für Tanzschulen zur Verwaltungssoftware von COTAS
  • Tanzschüler haben die Möglichkeiten Ihre Stammkundenkarten mit Guthaben aufzuladen
  • Summierungsmöglichkeit des Gastronomieumsatzes für Stammkunden in Tanzstudios
  • Abbuchungsmöglichkeit per Lastschrift

Technische Umsetzung:

  • SQL-Datenbank
  • Microsoft . NET (C#)
  • Webservices (IIS)

Kassensysteme im Lichte der "GDPdU" und "GoBS" Richtlinien

Gesetzliche Anforderungen - Was versteht man unter GDPdU und GoBS?

Sie kennen bereits eine Betriebsprüfung oder interne Revision in Ihrer Gastronomie oder Ihrem Unternehmen und haben Probleme mit Ihrem aktuellen Kantinen- oder Discokassensystem? Dann sollten Sie unsere Zusammenfassung zum Thema "Aktuelle Vorschriften für digitale Kassensysteme" lesen. 

Ist Ihr digitales Kantinenkassensystem oder Ihr Disco- und Clubkassensystem nicht in der Lage die steuerrechtlichen Anforderungen zu erfüllen, kann es teuer für Sie werden, denn bei Unstimmigkeiten in Ihrer Buchhaltung kann diese verworfen werden und es besteht das Risiko der "Schätzung Ihrer Ertragssituation". Steuernachforderungen von mehreren Jahren plus ein Bußgeld bis zu EUR 250.000 können schnell Ihre Existenz gefährden.

Unwissenheit schützt vor Strafe nicht !

Bei der Auswahl eines bargeldlosen Kantinenkassensystems oder eine Disco- und Club Kasse wird es zukünftig noch wichtiger sein sich mit den steuerlichen Anforderungen an ein bargeldloses Kassensystem richtig auseinanderzusetzen. Kassenanbieter und Steuerpflichtiger müssen die Vorschriften kennen, um Sie anschließend gemeinsam auch erfüllen zu können. Diese Anforderungen betreffen sowohl bargeldlose Discokassensysteme, Kantinenkassen und Hotelgastrokassen als auch jede andere Art von computergestützten Kassensystemen. 

Die Begrifflichkeiten:

  • GoBS = Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützer Buchführungssysteme
  • GDPdU = Grundsätze zum Datenzugriff und zur Überprüfbarkeit digitaler Unterlagen
  • ADUbB = Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften

Rechtliche BMF-Schreiben bzw. Quellen:

Was regeln diese Vorschriften im Grundsatz?

  1. Welche digitalen Vorgänge, Änderungen und Prozesse aufzuzeichnen sind
  2. Welche digitalen Daten in welcher Form und wie lange aufzubewahren sind
  3. Welche Rechnungen und Buchungsbelege notwendig sind
  4. Wie der Zugriff der Finanzverwaltung auf die Daten sichergestellt werden muss
  5. Was unter den Zugriffsstufen Z1, Z2 und Z3 zu verstehen ist
  6. Welche Kassentypen aufgerüstet werden müssen
  7. Welche Ausnahmeregelungen und Fristen gelten

Welche Kassentypen unterscheidet das BMF?

 
TYP 1
"Nicht aufrüstbare Kassen"
TYP 2 "Elektronische Registrierkassen"
Das sind Kassen, die neben den Programmier-, Auswertungs- und Stammdaten auch sämtliche Kasseneinzeldaten speichern oder durch hard- und softwaretechnische Erweiterungen aufgerüstet werden können. Diese Kassen verfügen oft über kein offenes handelsübliches Betriebssystem, sodass nicht ohne Weiteres externe Datenträger angeschlossen werden können.
Typ 3 "PC Kassen"
PC-Kassen haben ein eigenes Betriebssystem (bspw. Windows). Bei Einhaltung der Anforderungen zur Kassendatenhaltung, handelt es sich sog. GDPdU-konformen Kassensystem.
Die Einzelaufzeichnungsverpflichtung besteht für diese Art von Kassen bereits seit dem 1.1.2002.

Überblick:

  1. Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften
  2. Das BMF Schreiben vom 26.11.2010 legt u.a. die Voraussetzungen für Unterlagen fest, die mit Hilfe eines dv-gestützten Kassensystems erstellt worden sind.

    Jederzeitige elektronische Verfügbarkeit

    Ein ausschließliches Vorhalten aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ausgedruckter Form oder Mikrofilm ist nicht ausreichend.

    Unverzügliche elektronische Lesbarkeit

    Die digitalen Unterlagen und die Strukturinformationen müssen in einem auswertbaren Datenformat vorliegen.

    Maschinelle Auswertbarkeit

    Nicht ausreichend ist die ausschließliche Archivierung in maschinell nicht auswertbaren Formaten (z.B. pdf-Dateien).

    Vollständigkeit

    Es besteht Einzelaufzeichnungspflicht . Eine Verdichtung der Daten oder die ausschließliche Speicherung der Rechnungsendsummen ist unzulässig.

    Unveränderbarkeit

    Es muss sichergestellt sein, dass die Daten nicht manipulierbar bzw. veränderbar sind.

    Unveränderbarkeit aller steuerlich relevanter Daten

    Bei Registrierkassen sind dies insbesondere Journal-, Auswertungs-, Programmier-, und Stammdatenänderungs-daten. Ist eine komplette Speicherung innerhalb des Geräts nicht möglich, müssen diese Daten unveränderbar und maschinell auswertbar auf einem externen Datenträger gespeichert werden. Ein Archivsystem muss die gleichen Auswertungen wie jene im laufenden System ermöglichen. Die vorstehenden Anforderungen gelten auch für mit dem Gerät erzeugte elektronische Rechnungen.

    Beachtung der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist

    Die o.g. Anforderungen müssen über die gesamte gesetzliche Aufbewahrungsfrist erfüllt werden.
    Die Aufbewahrungsfrist beträgt zehn Jahre.

    Protokollierung der konkreten Einsatzorte und –Zeiträume der Kasse

    Es muss protokolliert werden, wo sich die Kasse im Einsatz befindet und zu welchen Zeiträumen die Kasse im Einsatz war.

    Aufbewahrung der Grundlagenaufzeichnungen

     

    Die Grundlagenaufzeichnungen sind zur Überprüfung der Bareinnahmen für jede einzelne Kasse getrennt zu führen.

    Aufbewahrung der zur Kasse gehörenden Organisations­unterlagen

     

    Organisationsunterlagen umfassen insbesondere die Bedienungsanleitung, die Programmieranleitung und alle weiteren Anweisungen zur Programmierung des Geräts.

    Erfüllung der GDPdU


    Erfüllung der GoBS

    GDPdU:
    Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen

    GoBS:
    Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme

  3. Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)
  4. Möglichkeiten des Datenzugriffs durch die Finanzverwaltung:

    1. unmittelbarer Zugriff auf das DV-System
    2. Einsichtnahme mit Nur-Lesezugriff in gespeicherte Daten einschließlich Stammdaten und Verknüpfungen mit der Hard- und Software des Steuerpflichtigen

    3. mittelbarer Datenzugriff
    4. FA verlangt vom Steuerpflichtigen, dass er an Ihrer Stelle die Daten nach Ihren Vorgaben maschinell auswertet oder von einem Dritten maschinell auswerten lässt, um den Nur-Lesezugriff durchführen zu können.

    5. Datenüberlassung auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Auswertung

    Archivierte Daten:

    1.  Sicherstellung der maschinellen Auswertbarkeit in Form des Nur-Lesezugriffs

    2. Vorhalten alter Kassenhardware
      Im Falle eines Systemswechsels muss die ursprüngliche Hard – und Software vorgehalten werden, wenn die maschinelle Auswertbarkeit der vor dem Systemwechsel archivierten Daten durch das neue oder ein anderes System nicht gewährleistet ist.

     

  5. Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssystem (GoBS)
  6. Hier werden Details zur Beleg- Journal- und Kontenfunktion geregelt, siehe BMF Schreiben.
    Diese Grundsätze gelten auch für Kassensysteme. Es bestehen keine weiteren, gesonderten kassenspezifischen Anforderungen.öglichkeiten des Datenzugriffs durch die Finanzverwaltung

    Übergansregel:

    Seitens der Finanzverwaltung wird es nicht beanstandet, wenn ein Gerät, das bauartbedingt die o.g. Grundsätze nicht erfüllt bis längstens 31.12.2016 weiter benutzt wird.

    Voraussetzungen:
    Alle technisch möglichen Softwareanpassungen und Speichererweiterungen werden durchgeführt, um die o.a. gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.

    Bei Registrierkassen, die technisch nicht mit Softwareanpassungen und Speichererweiterungen aufgerüstet werden können, müssen die Anforderungen des BMF Schreibens vom 09.01.1996 weiterhin vollumfänglich erfüllt werden.

     

  7. Verzicht auf die Aufbewahrung von Kassenstreifen beim Einsatz elektronischer Registrierkassen
  8. Das BMF Schreiben vom 09.01.1996 regelt bei Anwendung der Übergangsregel die entsprechenden Anforderungen, die nachstehend vereinfacht dargestellt sind:

    1. Aufbewahrung der Bedienungs- und Programmieranleitung

    2. Aufbewahrung der Programmabrufen nach jeder Änderung (u.a. der Artikelpreis)

    3. Aufbewahrung der Protokolle über die Einrichtung von Verkäufer,- Kellnern-, Trainungsspeicher u.ä.

    4. Aufbewahrung von allen weiteren Anweisungen zur Kassenprogrammierung

    5. Aufbewahrung der mittels der Registrierkasse erstellten Rechnungen (d.h. Kopie von allen Ausgangsrechnungen sind abzulegen!)

    6. Aufbewahrung der Tagesendsummenbons und den folgenden Unterlagen im Belegzusammenhang:

      1. Ausdruck des Nullstellungszählers (fortlaufende sog. Z-Nummer zur Überprüfung der Vollständigkeit der Kassenberichte),
      2. der Stornobuchungen (sog. Managerstornos und Nach-Stornobuchungen),
      3. der Retouren, Entnahmen sowie der Zahlungswege (bar, Scheck, Kredit) und
      4. alle weiteren im Rahmen des Tagesabschlusses abgerufene Ausdrucke der EDV-Registrierkasse (z.B. betriebswirtschaftliche Auswertungen, Ausdrucke der Trainingsspeicher, Kellner Berichte, Spartenberichte)

    7. Sicherstellung der Vollständigkeit der Tagesendsummenbons durch organisatorische oder durch programmierte Kontrollen

     

Herausgeber:

INTECTION GmbH
Burkhardt+Weber-Str. 59
72760 Reutlingen

Disclaimer:

Die übersichtliche Aufarbeitung der steuerlichen Anforderungen stellt keine Steuerberatungsleistung dar, sondern dient lediglich dazu überblicksartig die gesetzlichen Regelungen zu veranschaulichen. Das vorliegende Kundeninformationsschreiben dient lediglich zu Informationszwecken und hat somit keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Die INTECTION GmbH verweist bei steuerlichen Fragestellungen direkt mit einem Steuerberater Kontakt aufzunehmen. Eine Haftung der INTECTION GmbH für allfällige in diesem Zusammenhang vorliegende Sachverhalte ist ausgeschlossen.

Hier werden Details zur Beleg- Journal- und Kontenfunktion geregelt, siehe BMF Schreiben.

Diese Grundsätze gelten auch für Kassensysteme. Es bestehen keine weiteren, gesonderten kassenspezifischen Anforderungen.